Pöytäkirja 13.1.2016

FIDES OSTIENSIS PÖYTÄKIRJA

Joensuu 19.1.2016

HALLITUKSEN KOKOUS

AIKA JA PAIKKA Maanantai 13.1.2016 klo 12:00 AT102

ASIALISTA

1.kokouksen avaus

2.laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

3.menettelytavat

4.esityslistan hyväksyminen

5.pöytäkirjan tarkistajat ja ääntenlaskijat

6.ilmoitusasiat

7.työnjako ja toimintasuunnitelma

8.varapuheenjohtajan valinta

9.tilin käyttöoikeuksien muutos sekä Fideksen pankkikortin hankkiminen

10.vuoden 2016-17 vuosijuhlat

11.vuosijuhlat

12.kuolema-sympossium

13.valamoekskursio

14.ekumeeninen rukousviikko

15.bloginkirjoitus

16.kirjastoprojekti

17.Israelin matka

18.META

19.Seuraava kokous

20.kokouksen päättäminen

ESITYSLISTA

1. Kokouksen avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 12:03

2. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Esitys: Todetaan kokous laillisesti koollekutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

Paikalla:

Sara Salonen

Jani Kaaresalo

Netta Lamminmäki

Ella Posti

Annika Juurikka

Iiro Pyrhönen

Saga Boberg

Nelli Järvelä

Sonja Korhonen

Anna Mustonen saapui paikalle 12:05

Päätös: Todetaan kokous laillisesti koollekutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

3. Menettelytavat

Asia: Puheenjohtaja kertoo hallituksen kokousten kulusta ja käytännöistä.

Esitys: Sovitaan yhteiset pelisäännöt. Jäsenet ilmoittavat kokouskutsun jälkeen pääsevätkö paikalle. Puheenvuoroja saa esittää milloin vain. Äänestyksissä enemmistön päätös ratkaisee, tasatilanteessa puheenjohtajan ääni ratkaisee. Henkilövaalissa arpa ratkaisee. Henkilövaaleissa on myös suljettu lippuäänestys, jota voidaan vaatia myös muiden vaalien yhteydessä. Puheenjohtajalle voi laittaa Facebookin kautta ehdotuksia esityslistaan. Puheenjohtaja on yhteydessä ryhmään sekä Facebookin että WhatsAppin kautta, kokouskutsut sähköpostilla ja esityslistat Dropboxissa. Yhdistystoiminnan käsikirjan lukemista suositellaan, samoin kuin Fideksen sääntöjen.

Tapahtumissa ei hyväksytä häiriökäyttäytymistä, häiritsevästi käyttäytyviä kehotetaan poistumaan. Mikäli sisäinen käsittely ei onnistu, kutsutaan paikalle poliisi. Kiusaamista ei myöskään sallita ja jos sitä ilmenee, asiaan tulee puuttua, esimerkiksi kertomalla hallituksen kokouksessa. Hallitus voi osaltaan viedä asiaa eteenpäin, mutta myös opettajille ja amanuenssille voi kertoa suoraan.

Päätös: Esityksen mukaisesti

4. Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi

Esitys: Hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestykseksi.

Päätös: Esityksen mukaisesti

5. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta

Esitys: Valitaan kokoukselle kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja ääntenlaskijaa. Ehdotetaan Anna Mustosta ja Iiro Pyrhöstä.

Päätös: Valitaan pöytäkirjantarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi Anna Mustonen ja Iiro Pyrhönen.

6. Ilmoitusasiat

Asia: Hallituksen jäsenet ilmoittavat toimialansa kuulumiset koko hallituksen tietoon.

Esitys: Merkitään tiedoksi kunkin jäsenen perehdytystilanne ja kuinka tehtävät ovat lähdössä käyntiin.

Puheenjohtaja Sara Salonen: homma lähtenyt hyvin käyntiin. KTS:n ensimmäinen kokous 25.1, pj paikalla. Kuolema-symposiumin työryhmän tiimoilta yhteydessä Hannu Mustakallioon. Mahdollisesti hoitaa Israelin matkan avustuksia. ISYY:n hankeavustusta selvitellään. TYT:n vuosijuhla ehkä 10.2., pj edustaa Fidestä. 29.1. Pappisliiton tutustumispäivä puheenjohtajille. Henri Suojasen kanssa suunnitteilla Fideksen ja Pistiksen yhteistyökuvioita. Erityisesti pj, sihteeri ja toimintavastaava paikalla yhteisissä kokouksissa. Lisäksi mukana IKTS:n ryhmässä.

Toimintavastaava Hanna Möttönen: välittänyt tehtävänsä hallituslaisille Facebook-ryhmässä. 27.1. Legio Ostiensis Ry:n kanssa leffailta Kerubissa, St. Patrick’s Dayn sitsit Echon kanssa 17.3 E200:ssa, epäystävänpäivän bileet 11. tai 12.2.

Juhlavastaava Miika Kähkönen: harkitaan 20-vuotisjuhlia syksylle 2016. Ehdotetaan vuosijuhlan pitämistä perinteen mukaisesti keväällä 2017 liian tiukan aikataulun vuoksi. Salla Romo ja Tiina Belov ovat luvanneet auttaa.

Sihteeri Jani Kaaresalo: Dropbox-ilmoittautumiset kuntoon. Ehdotetaan että kaikki hallituslaiset kirjoittavat jotain Ilmestykseen, jonka on tarkoitus ilmestyä keväällä vuosijuhlissa, sekä loppuvuodeksi Apokryfeihin, tai vähintään toiseen. Muutoinkin kootaan lehtityöryhmää. Yksittäisiä kuvia Fideksen juhlista Facebookin Fides-sivulle.

Rahuri Netta Lamminmäki: Anna Mustoselta tulossa viimeiset tiedot. Tehdään Fideksen rahankäyttöselvitys.

Ella: Tähän mennessä ei vielä mitään erityistä.

Kopo: Israelin-matkasta odotellaan tietoa.

Liikuntavastaava Iiro Pyrhönen: on yhteyksissä metsiksen liikuntavastaavaan Räkä poskella -hiihdon merkeissä, vastausta odotetaan; liikuntapäivä helmikuussa, hankifutista suunniteltu.

Spiritualiteettivastaava Saga Boberg: ohjelista hartauksien pitäjille kirjoitetaan uusiksi, hartauksien ylläpito spirren vastuulle. Huhtikuussa tulossa kirkon evankelioimisen päivät, lähdetään suunnittelemaan, hallituksen sisältä voi pyytää apua. Helmikuussa ei luultavasti ole tulossa teologi-iltoja. Ammatti-identiteetti-iltaan voisi pyytää puhumaan työllistyneen teologin. Keväällä 2-3 lauluiltaa, pääsiäisenä isompaa tapahtumaa.

Anna Mustonen: viime vuoden kirjanpito tarkoitus saada valmiiksi seuraavaan kokoukseen.

Varajäsen Nelli Järvelä: ei vielä mitään erityistä.

Tarjoiluvastaava Sonja Korhonen: ensimmäisen hartauden tarjoilu meni hyvin, luottokorttiasiaa selvitellään. Ekumeenisen rukousviikon tapahtumiin tulossa tarjoiltavaa. Laskiainen suunnitteilla.

Päätös: Merkitään tiedoksi

7. Toimijoiden työnjako ja toimintasuunnitelma

Asia: Käydään läpi yhdessä kunkin hallituksen varsinaisen toimijan tehtävät päällekkäisyyksien ja epäselvyyksien välttämiseksi ja päätetään varajäsenten tehtävistä. Lisäksi katsotaan yhdessä läpi edellisen hallituksen laatima toimintasuunnitelma.

Esitys: Katsotaan edellä olevat kokonaisuudet läpi puheenjohtajan johdolla ja nimetään varajäsenet ainakin toimintavastaavalle ja spiritualiteettivastaavalle. Ehdotetaan Ella Postia toimintavastaavan varajäseneksi ja Nelli Järvelää spiritualiteettivastaavan varajäseneksi. Koko hallitus sitoutuu auttamaan tarjoiluvastaavaa tarvittaessa.

Kuitit talteen, niiden yhteyteen selvitys rahojen käyttöyhteydestä.

Päätös: Esityksen mukaisesti.

8. Varapuheenjohtajan valinta

Esitys: Keskustellaan varapuheenjohtajan tehtävästä ja valitaan yksi hallituksen jäsen tehtävään. Esitetään Miika Kähköstä.

Päätös: Valitaan Miika Kähkönen.

9. Tilinkäyttöoikeuksien muutos ja pankkikortin hankinta

9.1. Tilinkäyttöoikeuksien muutos

Esitys: Fides Ostiensis ry:n Pohjois-Karjalan Osuuspankin pankkitilien tilinkäyttöoikeudet myönnetään puheenjohtaja Sara Eeva Maria Saloselle, varapuheenjohtajalle Miika Markus Kähköselle sekä rahastonhoitaja Netta Natalia Lamminmäelle. Tilinkäyttöoikeudet poistetaan Noora Mattilalta, Katja Räsänen-Vesalalta ja Anna Mustoselta.

Päätös: Esityksen mukaisesti

9.2 Pankkikortin hankinta

Esitys: Hankitaan Fideksen tilille pankkikortti, johon tarjoiluvastaava Sonja Orvokki Korhoselle käyttöoikeus. Kortin hankinta tapahtuisi vaihdettaessa käyttöoikeuksia.

Päätös: Esityksen mukaisesti.

10. Lukuvuoden 2016-2017 vuosijuhla

Asia: Päivämäärä pitää ilmoittaa amanuenssille tammikuun aikana

Esitys: Paras vaihtoehto voisi olla vappua edeltävällä viikolla esim. ke 26.4., jolloin paastonaika ei rajoita kenenkään elämää. Toinen vaihtoehto on sitten palmusunnuntaita ja hiljaista viikkoa ennen eli esim. ke 5.4. Esitetään ensimmäistä vaihtoehtoa.

Päätös: Hallitus puoltaa esitettyä päivämäärää, mutta kysytään vielä Miika Kähköseltä.

11. Vuosijuhla

Asia: Tarkastellaan missä tilassa vuosijuhlan suunnittelu on tällä hetkellä ja katsotaan, mitkä asiat olisi tehtävä pikimmiten

Esitys: Anna Mustonen kertoo vuoden 2016 vuosijuhlatilanteen ja Miika Kähkönen 20-vuotisjuhlien suunnittelun aloittamisesta. Illalliskortti 20-30 väliltä, pohditaan vielä tarjoilua ja tiloja. Kari-Antti Kitunen tarjoutui tekemään tarjouksen, tämä otetaan huomioon. Pyritään rahankäytön suhteen edullisuuteen ja pienimuotoisuuteen.

Päätös: Jatketaan suunnittelua Facebookissa, Anna suunnittelee teemaa, puhujaa ja juhlapaikkaa.

12. KTS:n Kuolema-aiheisen symposiumin valmisteluryhmä

Esitys: Sara Salonen jatkaa valmisteluryhmässä

Päätös: Esityksen mukaisesti.

13. Ekumeeninen rukousviikko

Asia: Keskustellaan rukousviikosta ja siitä kuinka se toteutetaan

Esitys: Mikäli spiritualiteettivastaava Saga Bobergilla on tietoa rukousviikon järjestämisestä, hän kertokoon siitä. Maanantaista torstaihin klo 12 hartaus ja kahvit. Maanantaina ortodoksit, tiistaina luterilaiset, keskiviikkona Taize ja torstaina vapaaseurakunta. Tiistaina myös ehtoopalvelus ja illanviettoa ortodoksisella seminaarilla klo 17 alkaen.

Päätös: Merkitään tiedoksi.

14. Ekskursio Valamoon

Asia: Kartoitetaan pitkään suunnitteilla olleen ekskursion tilanne; toteutetaanko ja jos niin kuinka

Esitys: Saga Boberg voisi kertoa yhteistyömahdollisuuksista Helsingin teologisen kanssa. Todennäköisesti toteutetaan syksyllä Helsingin teologien kanssa, mainostetaan myös TSF:lle, kanttoriopiskelijoille ja Pistikselle. Mietitään vielä majoitusta muualta tuleville.

Päätös: Esityksen mukaan.

15. Fideksen blogikirjoitusvuorot

Esitys: Blogikirjoitusta jatketaan viimevuoden malliin samaisessa kirjoitusjärjestyksessä. Lista laitetaan Facebookiin.

Päätös: Esityksen mukaan.

16. Kirjastoprojekti

Esitys: Jokainen hallituksen jäsen ottaa vastuuta kykenemänsä määrän kirjastoprojektista. Pyritään saamaan kirjasto toimintaan. 70% kirjoista hyllyssä, lopuille ei ole tilaa. Ylimääräisiä kirjoja annetaan opiskelijoille omantunnon mukaista maksua vastaan. Kirjat on järjestelty suurin piirtein pääaineittain, selvitellään saadaanko lisää hyllyjä. Lisäselvyyttä saadaan helmi-maaliskuussa.

Päätös: Esityksen mukaan.

17. Israelin matka

Esitys: Katja Niskala on kartoittanut tilannetta puheenjohtajalle, joka esittelee sen hallitukselle. Myös Annika Juurikka kertoo yhteydenpitotilanteestaan matkanjärjestäjiin. Tällä hetkellä ei ole uutta tietoa, matkatoimisto ei ole kertonut riittääkö ilmoittautujamäärä.

Päätös: Tarkkaillaan tilannetta, päätetään myöhemmin.

18. Muut esille tulevat asiat

META:ssa on mahdollista keskustella kokouksen aikana esille tulleista aiheista, jotka eivät ole mahtuneet esityslistaan tai joita ei ole sinne toivottu:

Hallituksen haalarimerkkejä on ideoitu. Suunnitellaan alustavasti Facebookissa ja päätetään seuraavassa kokouksessa. Fideksen sivuille voisi lisätä ideakilpailun merkkejä varten.

Ehdotetaan saunailtaa hallitukselle Netan luona, sekä mahdollisesti esimerkiksi keilaamista ja leffailtaa. Sovitaan päivä Doodlessa ja saunotaan ennen helmikuun loppua.

19. Seuraavan kokouksen ajankohta

Esitys: Päätetään seuraavan kokouksen ajankohta. Esitetään viikkoa 5, tiistaina 2.2. kello 14.

Päätös: Esityksen mukaan.

20. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14:09

Puheenjohtaja Sihteeri