Pöytäkirja 31.8.2016

HALLITUKSEN KOKOUS

Aika ja paikka: Aika ja paikka: 31.8.2016 AT104

Asialista

  1. Kokouksen avaus
  2. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
  3. Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi
  4. Tarkastetaan edellisten kokousten pöytäkirjat
  5. Ilmoitusasiat
  6. Orientaatioviikko & fuksiaiset & fuksisitsit
  7. Jäsenrekisteristä poistettavat ja uudet hakemukset
  8. Hallituksen ryhmäytymispäivä syksylle
  9. Toimintavastaavan vaihtaminen
  10. Työnhakuorientaatiopäivä
  11. Kirjastoprojekti
  12. Israelin matkan palaute
  13. Pietarin matka ensi syksylle
  14. META
  15. Seuraavan kokouksen ajankohta
  16. Kokouksen päättäminen

ESITYSLISTA

1.Kokouksen avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 10:00

2.Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Paikalla: Sara Salonen, Jani Kaaresalo, Annika Juurikka, Sonja Korhonen, Saga Boberg, Nelli Järvelä, Ella Posti, Miika Kähkönen, Anna Mustonen, Netta Lamminmäki ja Iiro Pyrhönen.

Lisäksi Hanna Möttönen ja Sanna Maunu olivat Skype-yhteydessä.

Esitys: Todetaan kokous laillisesti koollekutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

Päätös: Todetaan kokous laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

3.Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi

Esitys: Hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestykseksi.

Päätös: Hyväksytään esityslista.

4.Tarkastetaan edellisen kokouksen 10.5 pöytäkirjat

Esitys: Tarkastetaan ja hyväksytään edellisten kokousten pöytäkirjat

Päätös: Tarkistettu ja hyväksytty.

5.Ilmoitusasiat

Asia: Hallituksen jäsenet ilmoittavat toimialansa kuulumiset koko hallituksen tietoon.

Esitys: Merkitään tiedoksi.

-Annika: Ei osallistunut kesän koukeen; sisäinen auditointi syksyllä tulossa.

-Sonja: Ei ihmeellisempiä

-Saga: 13.9 ensimmäinen päivähartaus; sunnuntaina 4.9. kirkkokahvit Louhelan tuvalla; kesäteologi-ilta 22.9.; IKTS:n päivämäärät varmistuneet 29.10. ja 1-2.11. Läntisen teologian kirkkopyhä 30.10. Lisäksi virsi- ja saunailtoja.

-Nelli: Kesäteologi-illan ajankohtaa on siirrettävä (fuksisitsit); voi auttaa Ellaa ja Hannaa toiminnassa.

-Ella: Tiloja varailtu, fuksiaiset ja fuksisitsit, aliasturnaus.

-Miika: Vujupaikkoja kilpailutettu, mahdollisesti yhteys Auraan, koska Fides voi ostaa omat viinit, ostopaikka vielä mietittävä, kutsuvieraille ilmoitettu päivämäärä. Tapahtumasta voisi tehdä oman Facebook-ryhmän.

-Anna: Ei erityistä.

-Netta: Tekniikan kanssa on ollut vaikeuksia (sähköposti, Moodle ja Weboodi); soveltavien kirjat saatiin lopulta (ongelmat johtuivat sähköpostista).

-Iiro: Gloria Patri meni hyvin, Fides maksaa kuluista sata euroa; liikuntavuorot valittu tiistaisin klo 21-22 Tulliportinkadun koululla 6.9. alkaen.

-Jani: Syksyllä alkaa Apokryfien suunnittelu, aletaan suunnitella syys-lokakuun vaihteessa ja pyritään julkaisemaan marras-joulukuun vaihteeseen mennessä.

-Hanna: Jäätelöbilleet olivat menestys, lauantaisaunaan on vielä jäljellä syötävää; piknik vielä suunnitteilla; Fideksen rasti viimevuotisella paikalla kaupungintalon vieressä ja ohjelmassa huutoviesti; jatkaa alkoholittomien tapahtumien järjestelyä voimiensa mukaan.

-Sanna: Paljon ideoita, tällä viikolla hoidetaan alumnikuvioita.

-Sara: Fideksen syyskokous on tarkoitus järjestää keskiviikkona 16.11. (kyseessä on järjestön 20. syyskokous, joten suunnitellaan tavallista suurempaa tapahtumaa), puheenjohtajaksi Fideksen vanha puheenjohtaja Salla Romo, Sonja leipoo; jokaiselta oma selostus toiminta-alueestaan 15.10. mennessä toimintakertomusta varten (ainakin kevätkauden osalta); Annikan ja Netan kanssa suunnitteluja; syyskokoukseen mahdollisesti sääntömuutos vireille.

Päätös: Merkitään tiedoksi.

6.Orientaatioviikko & fuksiaiset & Fuksisitsit

Asia:Keskustellaan orientaatioviikon ohjelmasta ja fuksiaisista ja sovitaan, miten niiden järjestely ja toteutus etenee.

Esitys: Tuutorit ja toimintavastaava Hanna Möttönen sekä varajäsen Ella Posti kertovat suunnitelmistaan liittyen orientaatioviikkoon, fuksiaisiin ja fuksisitseihin. Sovitaan yhteistyöstä.

Klo 17 susipatsaalla tapaaminen (mahdollisesti mennään Ilosaareen), jutustelua jne.

Tuutorit tulossa lauantaisaunaan, vedetään jonkinlaista tutustumisohjelmaa.

Piknik alustavasti lauantaina 10.9., sitsit torstaina 22.9., tila on varattu, Juuso Sikiö ja Samu Turunen ovat lupautuneet auttamaan; peli-ilta tiistaina 20.9. klo 18 alustavasti, toiminta varaa Fidekselle ja tuutoreille tilan sekä ilmoittaa tapahtumasta Facebookissa. Fuksiaiset 5.10. Pistiksen kanssa, Suvas varattu, kasataan porukka tällä viikolla.

Päätös: Merkitään tiedoksi.

7.Jäsenrekisteristä poistettavat ja uudet hakemukset

Asia:Rahastonhoitaja Netta Lamminmäki päivittää Fideksen jäsenrekisteriä.

Esitys:Koska Fides Ostiensis ry:n jäsenyys päättyy opiskelijan valmistumiseen, hallitus voi erottaa valmistuneet yhdistyksen jäsenyydestä. Tällä perusteella jäsenrekisteristä poistetaan: Atte Hokkanen poistetaan ja lisätään alumniksi.

Hyväksytään uudet jäsenet: Panu Pitkänen, Lottariina Arstila

Päätös: Hyväksytään.

8. Hallituksen ryhmäytymispäivä syksylle

Esitys: Valitaan päivä ja tekeminen ryhmäytymiselle. Pohditaan halutaanko läntisen teologian tuutorit ryhmäytymiseen mukaan.

Misa ja Markus ovat tervetulleita ryhmäytymiseen. Ryhmäytyminen perjantaina 16.9. kello 17. Saunotaan Netan kotona nyyttäriperiaatteella.

Päätös: Esityksen mukaan

9.Toimintavastaavan vastuualueen vaihtaminen

Asia: Toimintavastaava Hanna Möttösen rajallisten voimavarojen vuoksi keskustelun aiheeksi on noussut toimintavastaavan vastuun siirtäminen hallituksen sisällä. Varajäsen Ella Posti, joka on ollut koko hallituskauden toimintavastaavan apukäsinä, on lupautunut tehtävään.

Esitys: Vaihdetaan Toimintavastaavan ja varajäsenen paikkoja siten, että Ella Posti vastaa loppukauden toimintavastaavan tehtävistä ja Hanna Möttönen siirtyy varajäsenen tehtäviin. Hanna Möttönen perehdyttää Ella Postin toimintavastaavan tehtäviin ja auttaa häntä voimavarojensa mukaan.

Fideksen sääntöjen mukaan: ”Hallituksen toimikausi on kalenterivuosi. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan. Hallitus täydentää tarvittaessa hallituksen jäsenten vastuualuejakoa ja ottaa ulkopuoleltaan tarvittavat toimihenkilöt.” Muutosta siis perustellaan vastuualuejaon täydennyksellä.

Päätös: Esityksen mukaan.

10. Työnhakuorientaatiopäivä

Asia: Pappisliiton edustaja Vesa Engström on lupautunut pitämään Fideksen jäsenille syksyllä teologiseen työnhakuun liittyvän illan.

Esitys: Valitaan päiväehdotuksia, jotka sosiaalipoliittinen vastaava Sanna Maunu esittää Vesa Engströmille ja sopii tämän kanssa päivän, sekä järjestää tapahtuman ja huolehtii siitä infoamisesta. Mikäli tapahtumasta halutaan tehdä teologi-ilta tai se halutaan liittää esim. peli-illan yhteyteen niin spiritualiteettivastaava, toimintavastaava ja varajäsenet ovat sopimuksen mukaan käytettävissä.

Saga: pidetään irrallisena kesäteologi-illasta, mutta voidaan pitää erillisenä teologi-iltaan, kun sopo vastaa siitä.

Liitetään lapsettaa-illan yhteyteen, toiminta vastaa. Esitetään Vesalle viikkoa 41 tai viikon 43 alkua.

Päätös: Esityksen mukaan.

11. Kirjastoprojekti

Asia: Kirjaprojektin toteuttaminen kesällä jäi puolitiehen.

Esitys: Netta Lamminmäki ja koko hallitus ottaa kirjastoprojektin tehtäväkseen ja se toteutetaan ennen syyskokousta.

Ehdotetaan, että aiheesta perustetaan Facebook-ryhmä ja tiedotetaan jäsenistölle.

Päätös: Esityksen mukaan.

12. Israelin matkan palaute

Asia: Israelin matkan palaute on koottu ja siitä tehdään julkinen selvitys jäsenistölle

Esitys: Annika Juurikka esittelee palautteen yhteenvedon ja Puheenjohtaja Sara Salonen selvityspohjan, jota muokataan tarvittaessa. Sara julkaisee Facebookissa selvityksen asiasta. Annika kokoaa palautteen ja selvityksen, ja toimittaa sen Kuopion hiippakunnalle sekä kaikille matkalle osallistuneille. Sara toimittaa selvityksen Annikalle viikon 37 alussa.

Päätös: Esityksen mukaan.

13. Pietarin matka ensi syksylle

Asia: Viime keväänä suunniteltu syksyn 2016 Pietarin matka ei saanut tarpeeksi osallistujia, jonka vuoksi sitä ei järjestetty. Puheenjohtaja on keskustellut aiheesta Juuso Sikiön ja Matti Kotirannan kanssa, että se yritettäisiin toteuttaa jälleen syksyllä 2017. Puheenjohtaja Sara Salonen on luvannut olla järjestelyistä vastuussa hallitustoimistaan riippumatta.

Esitys: Hyväksytään opintomatka syksylle 2017, puheenjohtaja on yhteydessä Matti Kotirantaan ja selvittää ajankohdan, jolloin opintomatka olisi toteutettavissa. Päivistä päätetään ensi kokouksessa

Päätös: Esityksen mukaan.

14.Muut esille tulevat asiat

-Fideksen strategiasuunnitelman laatiminen

-Iiro: Ennen kreikan kurssin alkua 12.9. Anssi Voitilan kanssa tapaaminen, jossa keskustellaan opetuksen toteuttamisesta.

-Saga: Tuutorit pitävät päivähartauden 13.9.

-Anna: Pappisliiton kanssa tulossa vuoden lopussa neuvotteluja, uusi yhteistyösopimus on tehtävä, koska vanha päättyy vuoden lopussa. Ehdotetaan, että Fides saisi Crux-lehteen mainoksen vuosijuhlista ja alumniksi liittymisestä. Selvitettävä, mitä tapahtuu alumneille, jotka eivät maksa maksua joka vuosi, ja pitäisikö uusille alumneille lähettää tervehdys. Asia käsitellään seuraavassa kokouksessa.

-Annika auttaa hallituksen puolesta Samu Turusen kanssa fukseja haalareiden hankkimisessa, lisäksi Pistiksen kanssa yhteistyötä. Fides voisi infota asiasta torstaina 1.9. hallituksen esittäytyessä fukseille.

15.Seuraavan kokouksen ajankohta

Seuraava kokous pidetään torstaina 29.9. klo 10.

16.Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11:56.